Ngân sách 200 triệu có thể đủ cho một đám cưới gọn nếu hai gia đình chốt rõ phạm vi, giới hạn số khách và giữ quỹ dự phòng ngay từ đầu. Nếu 200 triệu là số tiền tối đa, không nên lập kế hoạch chi đủ 200 triệu rồi cộng thêm 10% phát sinh. Mẫu dưới đây dành 180 triệu cho các hạng mục đã dự kiến và khóa lại 20 triệu dự phòng.

Trong bài này, “trọn gói” được hiểu là toàn bộ các khoản nằm trong phạm vi đã xác định, không phải một gói dịch vụ cố định của một nhà cung cấp. Mẫu giả định khoảng 150 khách, một tiệc cưới, các nghi lễ dạm ngõ và ăn hỏi được tổ chức gọn, trang phục chủ yếu đi thuê và phần trang trí ở mức cơ bản.

• Đã tính: dạm ngõ, ăn hỏi, tiệc cưới, trang trí, ảnh và video, trang phục, trang điểm, nhẫn, thiệp, hoa cưới, xe và các khoản nhỏ đã dự kiến.
• Chưa tính: vàng hoặc nữ trang hồi môn, sửa phòng tân hôn, tuần trăng mật, tiệc thứ hai ở địa phương khác, chi phí lưu trú và những khoản riêng của từng gia đình ngoài kế hoạch chung.
• Phạm vi khách: khoảng 150 người là giả định của bảng này, không phải số khách tối đa áp dụng cho mọi địa điểm.

Nếu chưa chắc 200 triệu có phải mức ngân sách phù hợp, bạn nên xem trước các nhóm chi phí đám cưới và ba mức ngân sách tham khảo.

Bảng phân bổ ngân sách đám cưới 200 triệu

Các con số trong bảng là mức trần phân bổ, không phải báo giá thị trường cố định. Khi có báo giá thực tế, khoản nào tăng phải được bù bằng cách giảm một khoản khác, giảm số khách hoặc tăng tổng ngân sách.

Nếu sử dụng dịch vụ của 7799 Wedding Storyteller: Trang dịch vụ hiện công bố bộ 7 tráp truyền thống từ 15 triệu đồng và mức đầu tư trang trí hội trường tham khảo từ 80 đến 120 triệu đồng. Vì vậy, dòng 30 triệu trong bảng chỉ phù hợp với phương án trang trí cơ bản, tận dụng hạng mục có sẵn của địa điểm; đây không phải mức giá cho một concept hội trường của 7799 Wedding Storyteller. Nếu ưu tiên phần trang trí cá nhân hóa, hãy thay dòng này bằng báo giá thực tế rồi giảm số khách, thu hẹp các dịch vụ khác hoặc tăng tổng ngân sách.

Cách kiểm tra bảng 200 triệu trước khi đặt cọc

1. Tính chi phí tiệc theo số tiền thực trả

Không nên lấy riêng giá thực đơn nhân với số bàn. Hãy cộng các khoản địa điểm ghi riêng trong hợp đồng như đồ uống, phí phục vụ, thuế, thuê sảnh, âm thanh ánh sáng hoặc số bàn tối thiểu nếu có. Công thức cần dùng là:

Tổng chi phí tiệc = số bàn thanh toán × chi phí thực trả mỗi bàn + các khoản bắt buộc tính riêng.

Trong mẫu này, toàn bộ nhóm chi phí theo số khách bị giới hạn ở 75 triệu đồng. Nếu báo giá tiệc vượt mức đó, phần chênh lệch phải được trừ khỏi nhóm khác hoặc xử lý bằng cách giảm số bàn. Không nên lấy quỹ dự phòng để hợp thức hóa một báo giá đã vượt trần ngay từ lúc lập kế hoạch.

2. Xác định ai thanh toán cho từng hạng mục

Hai gia đình có thể cùng thống nhất tổng ngân sách 200 triệu nhưng vẫn cần ghi rõ nhà trai, nhà gái hay cô dâu chú rể phụ trách từng khoản. Bảng theo dõi thực tế chỉ cần năm cột: hạng mục, người chi, mức dự trù, số tiền đã cọc và số tiền còn lại. Sau khi thanh toán, thêm chi phí thực tế để biết khoản nào đang vượt kế hoạch.

3. Tách chi phí cưới và quà tặng gia đình

Vàng hồi môn, nội thất phòng tân hôn và tuần trăng mật có thể rất quan trọng với từng gia đình, nhưng nên được lập thành quỹ riêng. Nếu đưa các khoản này vào cùng mức 200 triệu, cần giảm tương ứng số khách, phạm vi trang trí hoặc các dịch vụ khác. Tiền mừng cũng không nên được dùng để nâng mức chi trước ngày cưới vì nhiều khoản đặt cọc và thanh toán đến hạn trước khi nhận khoản này.

Khi nào kế hoạch 200 triệu dễ bị vỡ?

• Mời khoảng 300 khách nhưng vẫn dùng đơn giá tiệc cũ hoặc chỉ tính giá thực đơn.
• Tổ chức hai tiệc riêng, nhiều ngày nghi lễ hoặc phải di chuyển và lưu trú giữa các tỉnh.
• Trang trí đầy đủ tại cả hai tư gia và hội trường nhưng chưa dành ngân sách riêng cho từng mặt bằng.
• Đặt nhiều gói ảnh, video, váy và trang điểm có phần việc trùng nhau.
• Đưa vàng hồi môn, đồ phòng cưới và tuần trăng mật vào bảng sau khi các hạng mục chính đã chốt.
• Lập kế hoạch chi đủ 200 triệu rồi mới cộng thêm 10% phát sinh.

Mỗi khi số khách, địa điểm hoặc phạm vi nghi lễ thay đổi, hãy tính lại toàn bộ bảng thay vì chỉ sửa riêng một dòng. Với mức trần 200 triệu, ba quyết định ảnh hưởng mạnh nhất là số khách, tổng chi phí thực trả cho tiệc và số không gian cần trang trí.

Để sắp xếp ngân sách cùng các đầu việc theo đúng thứ tự, bạn có thể xem quy trình 12 bước chuẩn bị đám cưới. Nếu cần tham khảo mức ngân sách khác, xem thêm kế hoạch đám cưới 500 triệu và kế hoạch đám cưới 1 tỷ.

Nếu cần dự toán riêng cho phần trang trí, hãy gửi ngày tổ chức, địa điểm, số khách, các khu vực cần thực hiện và hình ảnh mặt bằng qua Facebook 7799 Wedding Storyteller. Đội ngũ sẽ tư vấn theo phạm vi thực tế thay vì suy ra báo giá từ một bảng mẫu chung.